Van vraagstuk naar implementatie

Hoe verloopt het proces van vraagstuk naar implementatie van iets nieuws? De vijf stappen van Graham Wallas geven een goed beeld:

*De vijf stappen van Graham Wallas (1926)*, *bron: Sadler-Smith, 2008*

Je kunt op iedere vraag waarin je dagelijks creatief wil zijn deze stappen toepassen. Voorbeelden van vragen:

Welke strategische keuzes maken we met onze afdeling/organisatie?
Hoe krijgen we ons team mee?
Hoe bereiken we onze doelgroep?
Hoe binden en boeien we onze klanten/medewerkers/stakeholders?

Het proces (in vogelvlucht)

Probleem of vraagstuk: denk na, analyseer, verzamel informatie, enz.
Incubatie: vertraag. Want snel denken leidt tot gangbare resultaten. Ga de natuur in, beweeg, slaap, droom en douche. Een voorbeeld: schrijf een beleidsstuk, laat het een paar dagen liggen en denk er dan opnieuw over na. Klinken de argumenten dan nog steeds zo goed als toen je ze opschreef?
Intimatie: je voelt dat je ‘het bijna kunt pakken’.
Illuminatie (inzicht): in een flits zie je de oplossing. Vaak op heel ander, onverwachts moment.
Verificatie en integratie: klopt het? Is dit geen schijnoplossing? Geen oud patroon dat ik herhaal? Doe een reality check! Denk logisch na en analyseer. Daarna: werk je creatieve inval uit en integreer hem.

Impasse: laat het los!

Gerichter gebruik van de fasen van Wallas in gezamenlijke probleemoplossing
De meeste organisaties zijn inmiddels wel bekend met het toepassen creativiteitstechnieken en brainstorms. Dit gaat echter vaak onder tijdsdruk. Dit werkt maar ten dele. Het voordeel is dat het iedereen bewust maakt van de urgentie. Dit houdt de focus scherp en zorgt dat er in korte tijd vaak veel gedaan wordt. Toch worden er ook kansen gemist:

Vaak wordt er met een brainstromfase gestart zonder grondige gezamenlijke preparatiefase en heldere probleemanalyse. Een brainstormsessie wordt hierdoor ongericht.
Door wat we nu weten over de incubatiefase, is helder dat veel ideeën (ruim) na de sessie zullen komen. In de gangbare praktijk worden deze niet of in mindere mate meegenomen.
De verificatiefase wordt doorgaans netjes na de brainstorm gepland, maar als daar uitkomt dat de ideeën onbruikbaar zijn, wordt vaak niets met de andere resultaten gedaan, terwijl het geen stappenplan is. Het zou logischer zijn om dan terug te gaan: gebruik de verificatiefase als een fase waarin extra kennis wordt opgedaan. Door daarna opnieuw te brainstormen, ideeën een poosje rusten, en zo de fasen bewuster te doorlopen, kan veel aan effectiviteit gewonnen worden.

De vijf fasen in detail

In de preparatiefase wordt de basis gelegd. Wat is het probleem of vraagstuk? Dat kost tijd, maar hoe beter de preparatiefase hoe hoger het niveau van de ideeën. (Vergelijk het met leren pianospelen: kort oefenen betekent eenvoudige liedjes, lang oefenen maakt het mogelijk ook ingewikkelder stukken te spelen.) Moeten de ideeën uit een groep komen dan is het gezamenlijke niveau dat van de zwakste schakel: het is dus zinvol iedereen goed voor te (laten) bereiden. In de preparatiefase draait het om twee zaken:

Kennis vergaren: wat is het probleem, wat speelt mee, wie is betrokken, wat is het budget, wat is al geprobeerd, waarom werkte dat niet, waarom is het eigenlijk een probleem enzovoorts. Word specialist op het gebied van het probleem of verzamel probleemspecialisten om je heen.
Verkennen: er is veel nuttige info die niet meteen met het probleem te maken heeft maar nodig zou kunnen zijn bij het oplossen. Denk aan vergelijkbare problemen en oplossingen in andere sectoren, manieren om het probleem oplossen aan te pakken, informatie over gangbare technieken en materialen in de eigen sector enzovoorts.

De incubatiefase is onzichtbaar maar niet onbelangrijk: het probleem suddert op de achtergrond door terwijl je met andere dingen bezig bent. Veel ideeën ontstaan als je in slaap valt, droomt, sport, doucht enzovoorts. Die tijd moet je wel inbouwen.
Over een week een idee nodig? Bereid je zo snel mogelijk voor, zodat je probleem goed kan inwerken. In de loop van de week kun je nog meer info verzamelen. Laat het daarna rusten, maar blijf alert op ingevingen, die hieraan gerelateerd zijn. Door de vraag in je hoofd te herhalen en daarna los te laten, blijft het onderbewuste er actief mee bezig.

In de intimatiefase krijg je een gevoel dat je het inzicht bijna kan pakken. Dit ontstaat vanzelf, en je hoeft er niets mee te doen.

De illuminatiefase is het ‘Aha-’ of eurekamoment; een inzicht, een lampje dat gaat branden. Het is er in een flits, maar kan net zo snel verdwijnen als je er niets mee doet. Zorg dus dat je ten alle tijden het idee vast kan leggen (door het op te schrijven of in te spreken op je telefoon).

De verificatiefase gaat over controleren, narekenen, afwegen, uitwerken, toepassen. Een goede verificatiefase kan je veel ellende besparen. Soms moet je opnieuw beginnen, soms bijstellen en soms kun je met een gerust hart draagvlak gaan creëren om stap voor stap tot implementatie over te gaan..